Processamento Automático de Encomendas por Email e PDF
A sua equipa ainda lê emails um a um, abre anexos e copia dados manualmente para o sistema? Quando o volume de encomendas cresce, o processo manual torna-se o maior gargalo da operação. A liderbiz automatiza a receção, leitura e inserção de encomendas no ERP — sem intervenção humana, sem erros.
O Problema — Encomendas Manuais, Erros Reais
Volume de emails impossível de gerir manualmente
Dezenas ou centenas de emails por dia, cada um com um ficheiro anexo num formato diferente. Uma equipa dedicada exclusivamente a abrir, ler, interpretar e copiar dados para o ERP. Quando o volume cresce, o atraso torna-se inevitável.
Erros de stock e envio por inserção manual
Cada encomenda inserida à mão é uma oportunidade para erros — quantidades trocadas, referências erradas, clientes mal atribuídos. Estes enganos propagam-se pelo stock, pelas expedições e chegam ao cliente final. O custo de correção é sempre maior que o custo de prevenção.
Impossibilidade de escalar sem contratar
Se o fluxo de encomendas é manual, crescer significa contratar mais pessoas para a mesma tarefa repetitiva. A automação permite escalar o volume processado sem aumentar proporcionalmente os custos operacionais.
Como Funciona — Do Email ao ERP, Sem Intervenção
Monitorização automática de caixas de email
O sistema monitoriza continuamente as caixas de email designadas, identificando automaticamente as mensagens que contêm encomendas. Sem necessidade de intervenção humana para triagem ou reencaminhamento.
Extração inteligente de dados dos PDFs
Através de tecnologia de processamento inteligente de documentos (IDP), o sistema lê cada PDF e extrai os dados relevantes: produtos, quantidades, referências, datas de entrega e informação do cliente. Mesmo em formatos variáveis e layouts diferentes entre remetentes.
Validação e inserção direta no ERP
Os dados extraídos são validados automaticamente — cruzados com catálogos de produtos, tabelas de preços e informação de clientes. Encomendas válidas são inseridas diretamente no ERP sem qualquer intervenção.
Alertas apenas para exceções
Quando uma encomenda apresenta dados incompletos, valores fora do habitual ou um formato não reconhecido, o sistema sinaliza-a para revisão humana. O restante fluxo continua sem interrupção — a equipa foca-se apenas no que realmente precisa de atenção.
Benefícios Mensuráveis
De 48 horas para minutos no processamento
Num caso real implementado pela liderbiz, o tempo de processamento caiu de 48 horas para minutos. A equipa deixou de ser o gargalo do fluxo operacional.
Eliminação de erros de inserção
A inserção automática de dados reduz drasticamente os erros associados à cópia manual — quantidades trocadas, referências erradas, duplicações.
Equipa realocada para maior valor
Ao eliminar a inserção manual de encomendas, os colaboradores podem ser redirecionados para apoio ao cliente, vendas ou gestão de relações — atividades que beneficiam realmente de competência humana.
Escalabilidade sem custos proporcionais
O volume de encomendas pode crescer sem necessidade de contratar proporcionalmente. A automação absorve os picos de trabalho sem esforço adicional.
Pronto para automatizar o processamento de encomendas?
Elimine a inserção manual, reduza erros e escale a sua operação sem aumentar custos.
Automatizar as Minhas EncomendasIntegrações Suportadas
ERPs e sistemas de gestão
A solução integra-se com os principais ERPs utilizados por PMEs portuguesas, incluindo PHC, Odoo, SAP Business One e Primavera, entre outros. Conheça também o nosso serviço de integração de sistemas.
Clientes de email
Compatível com Outlook, Gmail, servidores IMAP e outros clientes de email empresarial. O sistema adapta-se à infraestrutura de email já utilizada pela empresa.
Formatos aceites
Processamos encomendas em PDF, Excel, imagem digitalizada e outros formatos digitais. Quando necessário, o sistema pode também processar documentos recebidos por outros canais digitais integrados. Conheça as nossas soluções para operações e logística.
Caso Real — PME de Distribuição com +500 Encomendas Diárias
“Reduzimos o tempo de processamento de encomendas em 70% com a liderbiz.”
Uma PME portuguesa de distribuição processava diariamente mais de 500 encomendas recebidas por email e PDF. Uma equipa de 4 pessoas dedicava a totalidade do seu tempo à inserção manual de dados no ERP (PHC), gerando erros frequentes de stock e envio, atrasos nas expedições e impossibilidade de escalar sem contratar.
A liderbiz implementou uma solução de leitura inteligente de documentos que lê os emails automaticamente, extrai os dados dos PDFs e insere as encomendas diretamente no software de gestão.
Tempo de processamento
De 48 horas para minutos
Erros de inserção
Eliminação total
Equipa realocada
4 pessoas para vendas e suporte
Perguntas Frequentes
E se o formato dos PDFs variar entre clientes ou fornecedores?
O sistema de leitura inteligente adapta-se a layouts variáveis. Mesmo que cada cliente ou fornecedor envie encomendas com formatos distintos, a tecnologia identifica e extrai os campos relevantes sem necessidade de configuração manual por template.
É preciso mudar o meu ERP?
Não. A solução integra-se com o ERP já utilizado na empresa, incluindo PHC, Odoo, SAP Business One, Primavera e outros. O objetivo é encaixar-se no processo existente, não substituí-lo.
Quanto tempo até estar a funcionar?
Depende do volume e da complexidade das encomendas, mas tipicamente uma solução deste tipo pode ficar operacional em poucas semanas. Começamos sempre com um diagnóstico para estimar prazos realistas.
E se houver uma encomenda fora do padrão?
O sistema sinaliza automaticamente exceções — encomendas com dados incompletos, valores fora do habitual ou formatos não reconhecidos — para revisão humana. O restante fluxo continua sem interrupção.
Que volume mínimo de encomendas justifica a automação?
Não existe um mínimo rígido, mas tipicamente empresas que processam mais de 20 a 30 encomendas por dia começam a sentir os efeitos da inserção manual. No diagnóstico inicial, avaliamos se o investimento faz sentido para o volume e contexto do cliente.
Prefere perceber primeiro como funcionou numa empresa real?
Ver como funcionou numa PME real